En el verano, quien más y quien menos cumple con la rutina de llevar su vehículo al taller para una revisión general, no sea que en el peor momento nos dé un susto y nos arruine las vacaciones.
Una previsión que puede sernos muy útil.
También muchos de nosotros pasamos por el «taller sanitario» con cierta periodicidad: análisis rutinarios, revisión dental, mamografías, oftalmólogo o prevención del cáncer de colon, por citar algunas de las más habituales.
Y habrá quien al menos una vez al año incluso haga una limpieza general en profundidad de toda la casa, sí, incluyendo las persianas y los radiadores.
Todo en la vida está en permanente mantenimiento, como nos recuerda cada día la conocida segunda ley de la termodinámica. No es casualidad, es una realidad científica. La entropía nos persigue sin descanso.
Sin embargo, todavía hay campos en los que ese mantenimiento no está suficientemente arraigado, y no es otro que el de nuestras pymes. Y no, no me refiero a la actualización del software, la limpieza de las instalaciones o la maquinaria.
Estoy hablando de un mantenimiento del funcionamiento de tu organización, de los procesos que se hacen, de las capacidades que posee y de las estrategias que aplica. Es un nivel más profundo e importante que casi nunca de revisa a fondo.
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Parece lógico que, en un mundo cambiante, donde los plazos cada vez son más cortos y cuando lo que hoy parece un terreno sólido y estable mañana deje de serlo, un re-examen de los puntos críticos de la organización sea obvio. ¿O nos preocupa más la «salud» de nuestro automóvil? No parecería razonable.
Y es ahora, al inicio de un nuevo curso, un excelente momento para ponerse manos a la obra y poner la pyme en «modo mantenimiento».
¿Qué tenemos que revisar? Casi todo lo importante.
Como si se tratara de una auditoría estratégica, previa al diseño de la propia estrategia de negocio, empezaríamos por analizar y valorar los cambios que se han producido en el entorno…
⇒ En el mercado: nuevos competidores, productos, nichos de clientes, tendencias en los gustos de los consumidores…
⇒ Tecnologías: novedades, actualizaciones, previsiones.
⇒ Canales de comunicación.
⇒ Legislación y normativa.
⇒ Tendencias en marketing.
⇒ Innovaciones en maquinaria.
…
Este mantenimiento debería realizarse continuamente, no solo una vez al año, lo que se denomina vigilancia competitiva o estado del arte del sector en el que esté nuestra empresa.
Lo más sencillo, y a la larga menos costoso, es que cada departamento se ocupe de hacer un seguimiento de la evolución de su sector y los principales parámetros que interesa vigilar, con un responsable de hacerlo.
Así además no se pierde capacidad de respuesta ante un cambio significativo que pueda afectar a la actividad.
Al otro lado de la balanza tenemos los elementos internos de la organización, todo aquello que queda reflejado en la cadena de valor de la empresa.
La cadena de valor expresa como ninguna otra herramienta, cómo se modela la propuesta de la empresa al mercado, paso a paso. En ella participan los recursos materiales, humanos y tecnológicos que intervienen en ese proceso.
La propia cadena de valor también nos indica la forma específica que tiene la pyme de ir creando valor pasando por distintas fases y departamentos. Es una imagen fiel del cómo de hacen las cosas en la empresa.
En este punto, hay que revisar si la cadena de valor sigue siendo válida conforme a la evolución del entorno, si las cosas se hacen de la mejor manera posible y, en especial, si se hacen de forma alineada con las necesidades del mercado.
De este análisis saldrán conclusiones que modificarán o no la cadena de valor.
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¿Cómo hacer la ITV de la pyme sin que sea un dolor de cabeza?
Si nunca has analizado el estado de tu empresa y su entorno lo normal es que te sientas un poco asustado.
⇒ ¿Cómo lo voy a hacer?
⇒ ¿Quién lo hará?
⇒ ¿Cuánto tiempo me va a llevar?
⇒ Y también tendrás una duda…¿servirá para algo?
Como todo en la vida, se aprenden las cosas haciéndolas, aunque sea la primera vez. En estos casos, los consultores externos te podemos ayudar. Además de proporcionarte una visión objetiva de la situación, te daremos las herramientas necesarias para que en el futuro puedas hacer este proceso con tus propios recursos.
Lo primero es tener clara de forma gráfica la cadena de valor de la empresa, incluyendo todos los factores que intervienen en ella.
Lo segundo, establecer qué personas van a realizar ese mantenimiento de la pyme y cada cuanto tiempo. Estas personas tendrán que identificar los parámetros que hay que vigilar, tanto del entorno como internamente.
Y, en tercer lugar, fijar una reunión conjunta entre todos los responsables para poner en común las conclusiones, intercambiar opiniones y tomar decisiones.
Muchas organizaciones tienen ya plantillas, a modo de «check list», con los puntos que hay que revisar de forma que el proceso es bastante ágil.
Tienes aquí un ejemplo de «check list» para revisar el estado del área de marketing y comunicación de una empresa. Para el conjunto de esta se procedería de forma similar.
La idea es introducir una sistemática de mantenimiento en la pyme, que no lleve excesivo tiempo y que permita adelantarse a situaciones de cambio con la mayor antelación posible.
Como en el caso de la revisión del vehículo o sanitaria, se trata de prevenir y mejorar.
Las ventajas que aporta esta técnica son bien conocidas por las empresas que las tienen implantadas. No solo facilitan un cuestionamiento permanente de su modo de hacer las cosas, sino que les abren nuevas capacidades y alternativas de negocio.
Ahí reside el verdadero valor de realizar una revisión de la pyme. La prevención está muy bien, pero si además nos ayuda a descubrir oportunidades ocultas, yo creo que no le podemos pedir más a este procedimiento.
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