¿Quién no conoce las famosas e internacionales navajas suizas? Y quién no ha tenido alguna de ellas en algún momento. La navaja suiza es hoy casi un icono. Su historia es, además, muy interesante. Parece ser que Karl Elsner, un inventor, cuchillero y empresario suizo descubrió un buen día de 1891 que las navajas de bolsillo utilizadas por el ejército suizo estaban siendo fabricadas en Alemania. Muy disgustado, diseñó una navaja multiusos fabricada en su país, Suiza, para suministrarla al ejército. Había nacido la firma Victorinox, que en 2017 fabricó la “Original Swiss Army Knife” número 500 millones. Hoy, la empresa no solo vende navajas y cuchillos, sino que también se ha hecho un hueco en el sector de la relojería, el equipamiento para viajes, las fragancias y, recientemente, en el de la moda. Una diversificación exitosa construida alrededor de una marca reconocible y valorada. Pero Victorinox siempre será identificada con la navaja multiusos suiza por excelencia.
El problema de la navaja suiza, y si tienes o has tenido alguna lo sabrás, es que con ella puedes hacer muchas cosas (aunque no de forma óptima) y realmente cuando necesitas un buen cuchillo, una buena sierra o unas tijeras de calidad, la navaja no resulta de utilidad. Al menos a mí me ha pasado. En otras palabras, se sacrifica calidad en favor de la practicidad. Si no puedes llevarte en el bolsillo quince herramientas buenas, te llevas quince mediocres.
En mi vida profesional me he encontrado, más veces de las que me hubiese gustado, con auténticas navajas suizas integradas en la estructura organizativa de la pyme. Algunas empresas tenían navajas con dos funciones y otras con tres o más. El caso extremo son los autónomos, y dentro de este segmento, a los pequeños y emprendedores. Aquí el multiuso tiene su razón de ser debido al tamaño de la empresa y a su ámbito de actuación. Conozco a autónomos que se gestionan la contabilidad, realizan la actividad comercial y la prestación del servicio, atienden el teléfono, solventan incidencias e incluso limpian su lugar de trabajo. Son navajas suizas por obligación.
Pero si nos centramos en las pymes, el caso cambia radicalmente. No es concebible que actualmente no exista la especialización en muchas áreas funcionales, ya sean estas de producción, compras, ventas o administración. Los profesionales deben de conocer en profundidad su área de trabajo para poder desarrollar su actividad de forma óptima, no para salir del paso. Puedo poner el ejemplo de una empresa de tamaño medio en la que el jefe de fábrica y el de logística (compras y expediciones) eran la misma persona. Además de los problemas personales de gestionar tantas actividades a la vez, se generaba un importante problema de sobrecostes producidos tanto por la falta de tiempo para seleccionar proveedores u optimizar el proceso en fábrica, como por los errores en las decisiones tomadas de forma rápida y sin valoración previa. Sí, fabricación y logística funcionaban, pero con unos altísimos costes humanos y económicos.
En mi área de trabajo, el marketing y la comunicación, el problema es todavía mayor. Todavía hoy, y es triste constatarlo, estas funciones siguen estando en el rincón de las prescindibles o, en el mejor de los casos, en las que puede llevar cualquier persona de la empresa. Naturalmente, no me refiero a todas las empresas. Pero sí a muchas que, a pesar del tamaño y la presencia en el mercado, no acaban de profesionalizar este departamento. Y es normal que las funciones de marketing y comunicación las realice el propio director comercial, cuando no el director general. Como podrás adivinar, la falta de especialización en un área estratégica como el marketing aboca a esta función a la irrelevancia, cuando no al fracaso.
Hoy ya no sirve la excusa del coste para unificar departamentos en una sola persona. Si bien es cierto que tener departamentos profesionales y orientados específicamente a la función que desempeñan puede suponer una mayor dedicación de recursos, queda totalmente compensado con el ahorro en extracostes debido a una mayor eficiencia. Se eliminan errores y se consiguen objetivos más ambiciosos. Por otro lado, ya no hace falta tener en plantilla (costes fijos) a equipos completos para cada departamento. Yo siempre aplico la máxima de que cada pyme debe centrarse en lo que mejor sabe hacer, ya sea producir, investigar, transportar o prestar un servicio. El resto se puede externalizar a través de empresas colaboradoras profesionales, es decir, flexibilizando los costes según las necesidades de cada organización. Sí, el pago por uso también ha llegado a la empresa. Además, la externalización pone a disposición de las pymes equipos y recursos que no tendría al alcance con medios propios. Es una opción real que ya aplican miles de pymes, con éxito, por cierto.
Si quieres que tu organización funcione bien en todos y cada uno de los departamentos, olvídate de las navajas Victorinox. Adquiere un buen cuchillo para cortar o un destornillador en condiciones. ¡Y nunca te fallarán!