Acabo de leer un curioso artículo de Sara Alcoceba en la revista Elle Decor que habla de una técnica japonesa (ahora todo lo japonés está de moda) para lograr tener una casa perfectamente limpia, ordenada y mantenerla así en el tiempo.
Mi mente marketiniana nunca descansa, es lo que nos pasa a algunos de los que nos dedicamos a estas cosas, y de forma casi inconsciente empecé a preguntarme si se podría aplicar este método del país del sol naciente a las empresas.
Si, ya sé lo que estás pensando…y no, no me refiero a mantener limpia tu pyme, que también, sino a tenerla “en orden”. Con esto me refiero a que una organización ordenada, limpia y organizada es más eficiente, genera un clima laboral favorable y, en definitiva, es más competitiva. Y lo que es mejor, facilita una comunicación y un marketing más natural y creíble (esto último te lo explico más adelante).
¿Qué es el método japonés de las 5 S?
La cultura japonesa tiene como una de sus marcas distintivas más conocidas su pasión por la pureza y la sencillez, algo que podemos ver en el diseño de sus casas, sus espacios exteriores como los jardines o incluso su gastronomía.
La aplicación de esta vocación al mundo empresarial no es de extrañar y, entre las que mejor la ejemplifican está el método Kaizen, que nace para mejorar la productividad de las organizaciones a través de pequeños cambios incrementales. Lo utilizan ya muchas firmas no japonesas, en especial en Estados Unidos.
Las 5 S tienen su origen después de la segunda guerra mundial. Un grupo japonés de científicos e ingenieros pusieron en marcha una metodología de cinco pasos para mejorar la calidad en la industria eliminando las ineficiencias. Comenzó en la industria de automoción (Toyota fue la pionera), pero rápidamente de extendió a todos los sectores y hoy se aplica incluso, como estás viendo, al ámbito doméstico o el personal.
La gran virtud de este método es que está probado, realmente funciona. Si se acomete con disciplina -como todo en la vida- los resultados en términos de mejora de la calidad son medibles y a veces espectaculares (depende del nivel de desorden del que se parta).
Vamos con las 5 S originales.
SEIRI: Clasificación y descarte.
Se trata de analizar lo que es necesario y funcional, quedarse con ello y descartar lo demás.
SEITON: Orden y organización.
Lo más necesario tenerlo cerca y disponible, el resto puede estar más alejado. En todo caso, saber dónde está cada cosa que necesitemos.
SEISO: Rutinas de limpieza.
Tener en perfecto uso aquello que utilizamos. Diseñar una rutina (calendario) para lograrlo.
SEIKETSU: Estandarizar el proceso.
Crear una metodología para prevenir y actuar. El objetivo, no desviarse de los logros que se consigan.
SHITSUKE: Constancia.
No abandonar la metodología, ser riguroso en su aplicación continua.
Las ventajas de la aplicación pura de estos 5 pasos en un hogar son realmente espectaculares. Si se llega el paso 5, después de aplicar con éxito los cuatro anteriores, conseguiremos una casa que respira armonía y equilibrio, una vivienda en la que nos sentimos a gusto de verdad, y que nos trasmite positividad y optimismo. Lo notarás tú, tu familia y también todos aquellos que te visiten.
Las 5 S japonesas en la empresa.
Si vamos un paso más allá y aplicamos la metodología en una pyme…¿qué estamos haciendo realmente? Como diría un japonés…¡poner orden y limpieza! Un momento…¿es que en las empresas esto no se hace? Bueno…como se suele decir, se intenta mantener el negocio lo más presentable posible, así como tener las diversas cosas y funciones más o menos organizadas.
Esto es lo que se suele decir, pero en realidad lo que se debería decir es “no tenemos un protocolo para realizar estas cosas, pero más o menos nos organizamos”. Y esto no es trabajar en mejorar sino más bien ir tirando con lo que se hace intentando que las cosas no vayan a peor. Lo contrario de la metodología japonesa.
Si de verdad queremos tener una empresa bien organizada y limpia (en todos los sentidos, no solo de suciedad), tenemos que aplicar un método, no nos vale con “ir sobre la marcha”.
SEIRI
Lo primero es analizar lo que es útil y lo que no lo es en nuestro negocio. La mejor manera de hacerlo es a través de una revisión de cada departamento en profundidad, determinando lo que realmente es necesario y lo que es superfluo, una especie de auditoría de recursos.
El paso siguiente es ir descartando lo inútil y quedarse solo con lo que realmente nos aporta valor. Seguro que tenemos maquinaria, mobiliario, personal u otros elementos que nos sobran.
Y yo iría un paso más allá, analizando los procesos de cada departamento de igual forma. Estoy convencido que se hacen muchas cosas que no sirven para nada, excepto para perder tiempo y recursos.
SEITON
Una vez que nos hemos quedado con lo útil, tenemos que ubicar cada recurso en función de su importancia. Lo más necesario tenerlo disponible de forma rápida, y lo que menos se use podemos dejarlo en un segundo plano.
Por ejemplo, si una aplicación la usamos a diario, tenerla disponible sin pérdida de tiempo. Y con los demás recursos igual, materiales, máquinas, personas, manuales… Con esto reducimos tiempos y seremos más ágiles en nuestras operaciones.
SEISO
Mantener en perfecto estado los recursos que sean importantes para los procesos en las empresas: formación a las personas, actualización de sistemas y procedimientos, mantenimiento de infraestructuras, puesta al día permanente de los diferentes recursos…
Con este paso se consigue que todos los activos de la empresa no solo estén disponibles de forma rápida, sino que estén en perfecto uso y al día. Un paso que requiere de procedimientos muy rigurosos para poder llevarlo a cabo.
SEIKETSU
Llegados a este punto, la empresa tiene dejar por escrito la sistemática que ha ido implantando para que no se olviden los procedimientos. Por ejemplo, un calendario de revisiones donde se compruebe de forma periódica que cada uno de los tres pasos anteriores siguen las pautas adecuadas.
Este paso lo que hace es plasmar en un documento cómo se va a supervisar el método, cada cuanto tiempo y quien lo hará. Así no se deja lugar al descuido o a la duda.
SHITSUKE
El último paso es un compromiso. Toda la organización debe ser consciente de la importancia de llevar a cabo la metodología 5 S. Y, para lograrlo, hay que interiorizar este reto y que cada miembro del equipo lo haga suyo.
Los japoneses, por su cultura, lo tienen más fácil que nosotros, habituados a una disciplina más laxa. Pero se puede hacer, como demuestran cada día cientos de empresas occidentales. Se trata de ser constante en el día a día y ser consciente de la importancia de seguir el método.
En esta fase, la dirección de la empresa y los mandos intermedios tienen un papel relevante como canalizadores de las mejoras.
Las ventajas del método de las 5 S para la pyme y para el marketing.
Ya habrás podido vislumbrar los beneficios que puede aportar, y que de hecho aporta, a tu empresa. Conseguir limpieza y orden simplifica el trabajo del día a día de todos los trabajadores, reduce tiempos y costes y genera un buen ambiente de trabajo.
Pero además…
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- Contribuye a mejorar el trabajo en equipo.
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- Permite que los trabajadores desarrollen nuevas
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- Aumenta la eficiencia
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- Mantiene los equipos e instalaciones en buen estado, alargando su vida útil.
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- Facilita la implantación de nuevas metodologías, tecnologías y procedimientos.
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- Impulsa la creatividad y la innovación.
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- Genera un espacio de bienestar para las personas.
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- Hace que los trabajadores se involucren más en los objetivos de la empresa.
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- Aumenta la competitividad.
¿Y en el Marketing y la Comunicación?
Los responsables de marketing tenemos el reto de trasmitir al mercado las virtudes de la marca de una empresa con el objetivo de generar interés en ella y atraer ventas.
El método japonés de las 5 S, además de todos los beneficios que aporta a la organización general de la compañía, también afecta al departamento de marketing. De hecho, generará un ambiente más propicio para la creatividad y la innovación, como ya he señalado, y que es vital para un buen marketing.
Pero ,además, el método se puede aplicar directamente a la actividad del marketing y la comunicación.
La mayoría de las veces utilizamos recursos superfluos y perdemos tiempo en cosas que no aportan valor, y en el marketing también. Para centrarse en lo útil deberíamos hacer limpieza de todo lo que sobra y nos despista de lo esencial. Tendríamos que empezar por hacer nuestra propia auditoría de departamento y empezar a desechar todo aquello que nos quita tiempo y no nos deja centrarnos en lo importante. En resumen, revisar nuestros procesos.
Algunos ejemplos:
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- Tiempos perdidos en la búsqueda de recursos o proveedores para las campañas.
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- Utilización de metodologías o tecnologías inadecuadas u obsoletas.
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- Materiales de comunicación que no sirven y seguimos usando.
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- Déficit formativo en las personas del departamento.
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- Ausencia de un protocolo de actuación y de revisión de las acciones realizadas.
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- Mala alineación con los departamentos de Ventas y Atención al Cliente.
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- ¿Exceso de reuniones?
Y además, la propia falta de limpieza y orden en cuanto a los valores de marca, que a veces no están claros y son cambiantes. Esto provoca desajustes en la comunicación y el marketing, con el consecuente desconcierto en el público al que nos dirigimos.
El efecto de tener una casa ordenada, en este caso tu empresa, da como resultado un efecto externo igualmente limpio y transparente. Siempre se dice que si estás bien por dentro se nota por fuera. Pues en el mundo de la empresa es igual. Lo que mejoras internamente tiene también un impacto positivo en el mercado.
He tenido ocasión de conocer el caso de una empresa que tenía como parte fundamental de su estrategia tener todas las instalaciones limpias y ordenadas. No era solo por una cuestión de apariencia o de agradar a la vista, sino para que no se perdiera tiempo distrayéndose en encontrar algo o en limpiar una máquina. Existía una metodología que permitía mantener a raya este nivel de organización, estaba ya interiorizada.
A mí me sorprendió mucho en su momento. Y lo más curioso es que los propios trabajadores se esmeraban en no ensuciar o desordenar las cosas, como si fueran conscientes de su importancia. Todo esa cultura les facilitaba el trabajo interno, pero, sobre todo, se notaba en los trabajos externos (comerciales, operativos, de mantenimiento…). De forma natural, esa búsqueda del orden acababa impactando en los clientes…y diferenciando a la empresa de sus competidores, menos cuidadosos en estos aspectos.
Como ves, la aplicación del método japonés de las 5 S también contribuye a mejorar la imagen de la empresa.
Por eso ordenar, ser consciente de tu situación, limpiar, prevenir y mejorar son pasos que siempre te van a dar beneficios: mejorará tu marketing interno, creando espacios más saludables para el trabajo, y también el marketing externo.
¿Te animarás a probar si esta metodología puede ser útil en tu empresa?
Mientras te lo piensas, te dejo este vídeo realizado por Luis Fernández, de Voxel Media Group y publicado por Geeks Room, donde puedes ver las instalaciones de Toyota Motor Manufacturing Kentucky, Inc. (TMMK) en Georgetown (USA), la planta de producción de automóviles más grande de esta firma en el mundo, que produce 550.000 vehículos al año.
¡Las 5 S en su máxima expresión!
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