Licenciada en Economía por la Universidad de Extremadura, Amanda Gallego creó su primera empresa muy pronto, aunque tuvo que cerrarla durante la crisis de la burbuja inmobiliaria.
Durante años ha trabajado en diversas empresas y en diferentes áreas, en especial en las de administración y contabilidad. También dedicó varios años a la docencia en contabilidad y finanzas.
Actualmente, está especializada en análisis financiero, ayudando a pymes y a emprendedores a analizar los números de sus negocios para contribuir a su rentabilidad y liquidez.
En este artículo, Amanda nos alerta, en un lenguaje claro y conciso, de la importancia de tener en la pyme una visión clara de su situación económico-financiera, aspecto al que a veces no se presta la atención debida, y nos explica cómo hacerlo con solo una herramienta sencilla que está al alcance de todos.
La única herramienta que necesitas para controlar las finanzas de tu negocio.
¿Te imaginas como sería tu día a día si tuvieras bajo control las finanzas de tu negocio? ¿Que las cuentas te cuadren siempre?
Una de las mejores herramientas para hacer un seguimiento de los números de una pequeña o mediana empresa es… ¡una simple hoja de cálculo!
Pero si, al igual que me pasó a mí hace años o le pasa a la mayoría de los emprendedores, no conoces qué datos tienes que analizar para que tus números cuadren, seguramente te cueste mucho.
De hecho, la mayoría de los emprendedores lo dejan en mano de una gestoría pensando que así esa parte ya está cubierta.
Pero ten en cuenta que la gestoria lo único que hace es tramitar tu contabilidad para poder presentar los impuestos de forma legal y correcta. Que no es poco.
Pero ni el contable, ni el Estado que recibe tus impuestos, se preocupa de la salud financiera de tu negocio, de su rentabilidad o del control de los costes.
Esto es así salvo en ocasiones concretas. Puede que contrates un servicio de análisis financiero en alguna ocasión, o quizás una vez al año te realicen una valoración más exhaustiva. Pero el resto de los meses no tienes ese control.
En cualquier caso, la responsabilidad de los números de tu negocio es solo tuya.
El objetivo de cada emprendedor o empresario, más allá de presentar contabilidad para impuestos, debe ser conocer los mínimos viables de las grandes métricas que son necesarias para supervisar su negocio.
Así, contar con herramientas sencillas que nos permitan interpretar bien nuestros números y tomar buenas decisiones debería ser una prioridad.
Porque…
- ¿De qué sirve facturar mucho si luego tu cuenta de resultados sale negativa?
- ¿Si te encuentras sin efectivo en el banco?
- ¿Si cuando llega el momento de pagar los impuestos te da un vuelco al corazón?
Para evitar que tú seas uno de esos emprendedores que no hacen caso a los números de su negocio, que creen que contratando una gestoría para esos asuntos ya es suficiente y a los que les asalta un ataque de pánico el día que conocen la cifra a pagar de impuestos, voy a dejarte por aquí algunas métricas que puedes controlar con una sencilla Excel. Te ayudará a tener las riendas de tus finanzas empresariales.
Tres hojas de Excel para controlar tus finanzas.
El asunto es que cuando preguntas a cualquier emprendedor, saben más o menos su volumen de facturación.
Con sus gastos ya empiezan a perderse un poco., como mucho hablan de cantidades totales. Y eso no es suficiente para un análisis a fondo.
Piensa que los grandes empresarios no hablan en términos de facturación, hablan en términos de beneficio.
Porque puedes haber tenido una facturación grande, pero haber dado pérdidas.
De hecho, la causa más frecuente de fracaso empresarial no suele ser tanto la falta de facturación como la falta de dinero en caja, es decir, la liquidez del negocio.
Es necesario, por tanto, analizar qué datos son los que hay que observar y tener bajo control en la empresa para realizar una correcta planificación financiera.
¡Allá vamos!
Principales errores al analizar una situación financiera.
✘Conocer solamente la cifra de las ventas.
La cifra facturación es importante, claro que sí, y es una métrica que hay que mirar, pero no dice nada de la salud económica de tu negocio.
✘No tener un análisis detallado de los gastos.
Los gastos deben dividirse como mínimo entre costes directos e indirectos. A partir de ahí, más o menos detalle será ya en función del tipo de negocio.
✘No tener un control y previsión de tesorería.
Te permitirá distinguir fácilmente entre un negocio económicamente rentable y financieramente rentable. Recuerda: el efectivo es el rey.
Cómo controlar las finanzas de tu negocio para tomar decisiones fundamentadas.
✔ CUENTA DE RESULTADOS.
Lo primero sería tener una cuenta de resultados actual.
Una cuenta de resultados, en resumen, no es más que una suma y una resta de ingresos y gastos que arrojará un resultado que será positivo (beneficio), o negativo (pérdidas)
Así en nuestra Excel, arriba, pondríamos las ventas por líneas de negocio y después empezaríamos a detallar los gastos.
Empezaremos con los gastos directos, los que son esenciales para para producir la actividad. Por ejemplo, una empresa que fabrica mesas, sería necesario contar con la madera para fabricarlas. Eso sería un gasto directo.
Los gastos indirectos, por ejemplo ,gastos de alquiler, suministros, gastos que se derivan de la actividad, pero no influyen directamente en la fabricación del producto.
Con estos indicadores ya tendríamos una Excel que nos indica el resultado de nuestras operaciones.
Resultará un beneficio o pérdida.
Y ya tendríamos una idea bastante clara de la rentabilidad que nos está dejando el día a día de nuestro negocio.
¿Qué habría que analizar de estos datos?
Lo ideal sería contar con ratios. Esto es, qué porcentaje de cada gasto se necesita para cada venta.
Por ejemplo, el porcentaje de gasto de personal será un porcentaje sobre las ventas.
No es necesario entender mucho de finanzas para saber que si por ejemplo tienes un 80% de gastos de personal estás gastando mucho en ese concepto. Obviamente depende del tipo de empresa. Habría siempre que comparar con el sector. Pero es más sencillo leer en porcentaje para tomar decisiones.
Así, podríamos calcular porcentajes con todo tipo de gastos.
Lo ideal es hacer una cuenta de resultados mensual.
¿Qué datos habría que analizar mensualmente?
Por un lado…
- Los ingresos por cada línea de negocio.
- El porcentaje de gastos directos sobre ventas.
- El margen bruto, la división entre las ventas y los gastos directos.
- El coste de personal en porcentaje, esto es el gasto de personal sobre las ventas.
- El margen neto. Sería la división entre el beneficio y los ingresos. Indica qué parte de este beneficio obtengo de cada ingreso.
Si lo tienes todo con porcentajes, es mucho más sencillo de analizar porque los porcentajes ayudan a entenderlo más fácilmente y de un solo vistazo.
✔ PRESUPUESTO DE VENTA.
Consiste en hacer una previsión de las ventas que vamos a obtener durante todos los meses de nuestro año.
Es una necesidad total y absoluta y que no hace mucha gente, fundamental para poder comparar y para ir revisando la evolución del año.
Lo ideal sería tenerlo del año anterior e ir comparando la evolución.
Además, en ese presupuesto podríamos jugar con los números.
Ponernos en diferentes escenarios.
Por ejemplo ¿qué pasaría si vienen las vacas gordas? podríamos calcular un crecimiento de un 10%, y ver cómo van quedando los números.
¿Y si pasa lo contrario? Vienen mal dadas un mes. Si un mes no se alcanza el objetivo pues simplemente cambiando las cifras estimadas para ese mes podemos reaccionar con antelación.
Esto es interesante porque hacer números y simulaciones tranquiliza, reduce la incertidumbre y puedes tomar decisiones con antelación y seguridad. Ser director financiero es un trabajo de anticipación.
Dicho esto, lo ideal sería tener un escenario pesimista y un escenario optimista.
Así como sería interesante conocer la estacionalidad del negocio. Puede ser que un mes no haya sido malo si ya lo tenía previsto, y simplemente ese mes ya contaba con esa bajada de ventas.
De aquí que sea tan importante controlar la Tesorería del negocio.
✔ EL CONTROL DE TESORERÍA.
El control de la caja es imprescindible, saber de cuánto dinero dispones hoy y de cuánto vas a disponer en el futuro.
Puede que te dé pereza llevar al día todas estas Excel, pero te aseguro que te van a dar mucha tranquilidad. Y al final, una vez realizado el trabajo inicial, no requiere tanto tiempo mantenerlo.
¿No tienes 10 minutos al día para tu tranquilidad económica?
Esta hoja de cálculo es similar a la cuenta de resultados. Tendremos así por un lado los cobros, y por otro, los pagos.
Aquí hay que distinguir entre gastos y pagos e ingresos y cobros.
En la hoja de control de caja no anotamos el ingreso cuando se produce, porque puede ser que este mes se produzca una venta, pero no lo vaya a cobrar hasta dentro de tres meses. Con lo que lo anotaríamos en el mes que se producirá el cobro.
Y con los gatos sucede igual.
Por eso la considero la herramienta estrella para jugar, porque te permite realizar simulaciones y valorar con seguridad si los gastos o inversiones que vas a hacer son los más adecuados en ese momento para tu economía.
Al final es una herramienta que te da tranquilidad, te permite prever los pagos y realizar simulaciones para saber en si el negocio que te están proponiendo además de ser económicamente rentable va a ser financieramente rentable.
Te pongo un ejemplo.
Hoy, te contratan un servicio de diez mil euros, pero te solicitan el pago en tres plazos: el mes que viene te harían el primero, el segundo pago en dos meses y el tercero en tres meses (30-60-90).
Tienes unos costes para realizar el servicio de 5000€, que abonas el primer mes.
Como la rentabilidad que vas a obtener de ese negocio son 5000 euros es decir un 50%, aceptas el encargo.
En principio parece buen negocio. La rentabilidad económica es buena ¿no crees?
Pues bien, para dar ese servicio tienes unos costes de 5000 euros que debes adelantar este mismo mes.
¿Podrías asumirlo si no tienes disponibles esos 5000 euros?
Debes de tener en cuenta que hasta el mes que viene no cobras nada de ese cliente y ese mes tan solo vas a cobrar un 33% de la factura. Incluso ese mes tan solo cobras 3300 euros.
Hasta dentro de dos meses más ni siquiera habrás cubierto el coste de lo has tenido que adelantar (recuerda, adelantas 5000 euros).
Aquí entra en juego esa simulación.
El primer análisis que te recomiendo hacer cuando te piden un aplazamiento es tener la certeza de que puedes asumirlo y que no va a perjudicar tus finanzas.
Porque ese negocio que parece rentable económicamente, de hecho, en el ejemplo tiene un 50% de margen de beneficio, puede crearte un problema financiero.
Y bajo un estado de estrés financiero no se trabaja bien ¿no crees?
Así que recuerda el control de tesorería es fundamental en tu empresa.
¿Complicado?
Como ves, solamente necesitas 3 hojas de Excel para tener controlado lo básico de tu negocio.
Por supuesto que hay aplicaciones informáticas muy interesantes para controlar las finanzas de una empresa, pero, si esta es muy pequeña. no siempre merece la pena el gasto que suponen puesto que con herramientas sencillas se puede trabajar perfectamente.
- Una cuenta de explotación.
- Un presupuesto de ventas.
- Un control de caja.
No necesitas más para empezar. Ganarás tranquilidad y tomarás mejores decisiones.
¿Te parece difícil tener esas tres herramientas al día? ¿Crees que te servirán para tomar mejores decisiones?
Dos tips para ganar aún más tranquilidad.
✚ TU SUELDO:
Si no lo haces ya, es imprescindible tener cuentas separadas. Para tu negocio y para tu vida personal.
Esto puede parecer una obviedad, pero aún me sorprende encontrarme con empresarios que no lo hacen así.
La tranquilidad que da tener tu sueldo para los gastos de tu casa en una cuenta y otra exclusivamente para el negocio no tiene precio.
Más hoy que las cuentas en el banco se pueden mantener sin casi costes. Incluso en algunos bancos este es cero.
De esta forma además es mucho más sencillo tener controladas las finanzas de tu negocio y traspasarte tan solo tu sueldo cuando corresponda.
✚ TUS IMPUESTOS:
Algo muy interesante una vez que tienes hechas las cuentas de explotación y de tesorería sería separar tus impuestos.
Puedes preverlo en función de lo que hayas pagado en años anteriores.
Haz como hacía mi abuela con el sueldo de mi abuelo. “El sistema de sobres” lo llamo yo.
Según lleguen tus ingresos, ve apartando en “distintos sobres” cada gasto que tendrás. Y que, se supone, tienes ya previsto.
Tan sencillo como apartar el dinero del IVA según lo vayas cobrando o pagando y tenerlo listo en una cuenta aparte para cuando llegue el momento de liquidar los impuestos.
Con el IRPF ocurre lo mismo. Si retienes IRPF de cada factura, apártalo en el momento del cobro.
Un importe para empezar a apartar impuestos, hasta que puedes ir ajustando más, es un porcentaje estimado entre IVA e IRPF. Podría ser un 15% de cada ingreso.
Apartas un 15% a la cuenta destinada para impuestos y cuando llegue el trimestre compruebas si te sobra o solamente tendrás que aportar un poquito más.
El susto en ese caso no será tan grande
Y tú ganarás tranquilidad
No pienses que esto es mucho trabajo, al final es llevarlo al día.
Son herramientas tan sencillas que cualquiera que te ayude en la empresa podrá actualizarlas.
Y te aseguro que la tranquilidad que ganas es impagable, sobre todo la capacidad de análisis que te va a dar tenerlo todo bajo control.
¿Tienes bajo control los números de tu negocio?
Prueba con estas herramientas y cuéntame qué tal te va.
Por tu seguridad económica.
